Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Service à la clientèle.
IPEX est l'un des principaux fournisseurs nord-américains de systèmes de tuyauterie en plastique de pointe. Notre mission est de façonner un avenir meilleur en connectant notre clientèle à l'eau et à l'énergie.
Nous avons présentement une opportunité d’Adjoint(e) administratif(ve) bilingue, Service à la clientèle. Ce poste sera basé au bureau et relèvera de notre bureau de St-Laurent. Il relève du directeur du service à la clientèle du Québec.
Ne manquez pas l'occasion de vous joindre à une grande famille de professionnels axés sur les gens, de leaders d'opinion et de penseurs rapides, d'entrepreneurs dans l'âme et de combattants du statu quo!
Résumé du poste :
IPEX est à la recherche d'une personne motivée, ambitieuse et dynamique pour combler le poste d’adjoint(e) administratif(ve). La personne sera le premier point de contact pour notre site de St-Laurent et fournira un soutien aux ventes, au service à la clientèle et aux divers autres départements de l'organisation afin de faciliter le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Il s’agit d’un poste à temps plein, exercé en présentiel avec un horaire de travail de 8h30 à 17h00 (heure de l’Est), du lundi au vendredi.
Principales responsabilités :
- Réception, y compris répondre au téléphone, accueillir les clients et les fournisseurs, et tenir le registre des visiteurs. Contrôler les entrées et les sorties des visiteurs en délivrant des badges et/ou des cartes magnétiques ;
- Trier et distribuer le courrier ;
- Préparation des colis pour les expéditions quotidiennes ;
- Création, correction, révision et finalisation de la correspondance avec les employés et les clients ;
- Distribuer des informations aux clients par courrier électronique et/ou postal ;
- Création et mise à jour des rapports de vente à l'aide du programme interne de création de rapports de vente et aide à l'utilisation de feuilles de calcul,
- Contrôler la performance des services externes tels que les nettoyeurs de bureau.
- Participer aux activités du comité social.
- Gestion de la petite caisse.
- Création et mise à jour de divers contrats et accords clients.
- Soutien à l’équipe administrative pour les programmes de rabais.
- Fournir en permanence des informations en retour et des suggestions en vue d'une amélioration continue des processus du service et identifier les possibilités d'amélioration de l'efficacité.
- Tenir à jour la liste des numéros de téléphone
- Saisir les données pour les commandes et la facturation ;
- Tâches de bureau générales, y compris la commande de fournitures, l'entretien de l'équipement de bureau, la réservation de salles de conférence, la réservation d'hôtels, la gestion générale de la zone administrative, ainsi que le bureau général.
- Fournir un soutien général à l'équipe du service à la clientèle ainsi qu’à l’équipe administrative du bureau de St-Laurent, au besoin.
- Autres tâches connexes.
Requirements
Qualifications et expérience:
- 5 ans d'expérience dans un rôle administratif, en soutien au service clientèle et aux responsables des ventes, serait un atout.
- Excellente maîtrise de Microsoft Excel
- Diplôme d'études collégiales. (DEC)
- Souci du détail.
- Comportement professionnel et courtoisie au téléphone
- Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à déterminer les priorités.
- Capacité à travailler de manière indépendante
- Niveau intermédiaire des programmes Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.)
- Bilingue, français et anglais, à l'oral comme à l'écrit ;
- Solides compétences en communication, tant écrite que verbale
- Capacité à faire preuve de diplomatie et de tact dans les relations avec une grande variété de personnes.
- Excellent esprit d'équipe
- Disponible pour travailler entre 8h30 et 17h00
Benefits
IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d’accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d’entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d’accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d’accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d’un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d’accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à HR@ipexna.com