Assistent:in der Abteilungsleitung
Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistent:in der Abteilungsleitung für Systemplanung, Akquisition und Projekte am Standort Berlin in unbefristeter Anstellung.
Als Assistenz der Abteilungsleitung unterstützt du unseren Abteilungsleiter im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe reibungslos funktionieren. Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Partner:innen, hältst den Überblick über Termine, koordinierst Prozesse und entwickelst administrative Strukturen kontinuierlich weiter. In dieser Rolle bist du ein wichtiger Dreh- und Angelpunkt der Abteilung und trägst maßgeblich dazu bei, dass wir fokussiert und effizient arbeiten können.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst die Terminplanung und -koordination für den Abteilungsleiter, pflegst den Kalender und stellst sicher, dass interne und externe Termine optimal abgestimmt sind.
- Du stehst der gesamten Abteilung als feste Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen zur Verfügung und sorgst für reibungslose Abläufe.
- Du verantwortest die Bestellprozesse der Abteilung, z. B. Willkommensboxen, Büromaterial, persönliche Schutzausrüstung, Werbemittel und gelegentliche Sonderbestellungen.
- Du begleitest das Onboarding neuer Kolleg:innen, organisierst alle notwendigen Schritte im Hintergrund und bist in den ersten Wochen zentrale Ansprechperson.
- Du behältst das Postfach der Abteilungsleitung im Blick, sortierst E‑Mails, priorisierst Themen und stellst sicher, dass Fristen eingehalten werden.
- Du verbindest dich aktiv mit dem Assistenznetzwerk, hältst dich über neue Regelungen und Prozesse auf dem Laufenden und gibst wichtige Informationen an das Team weiter.
- Du verwaltest interne und externe Postfächer sowie die physische Post und stellst einen zuverlässigen postalischen Schriftverkehr sicher.
- Du unterstützt bei Abrechnungen, Abrechnungsprüfungen, Dienstreisen und Prozessen im HR‑Serviceportal und weiteren administrativen Aufgaben.
- Du entwickelst bestehende Prozesse stetig weiter und übernimmst kleine eigenständige Projekte innerhalb der Abteilung.
Qualifications
Dein Profil
- Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit.
- Du hast echte Freude an Assistenz- und Organisationstätigkeiten und arbeitest mit Leidenschaft daran, Abläufe reibungslos zu gestalten.
- Du hast erste Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen.
- Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
- Du kommunizierst klar und freundlich und agierst serviceorientiert gegenüber Kolleg:innen und externen Partner:innen.
- Du hast Freude daran, Prozesse zu optimieren und administrative Abläufe weiterzuentwickeln.
- Du arbeitest gerne selbstständig, verantwortungsbewusst und lösungsorientiert.
- Du verfügst über fließende Deutschkenntnisse auf mindestens Level C1. (Muss-Kriterium)
Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!
Additional Information
Deine Benefits
- Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
- 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
- Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
- 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
- Betriebliche Altersversorgung
- ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss) und Jobrad-Angebot
- Mitarbeiterstromtarif nach 12 Monaten Betriebszugehörigkeit
- Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice
Du möchtest alle unsere Benefits kennenlernen? Dann sprich uns darauf an, was wir zu bieten haben!
Deine Bewerbung
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in deutscher Sprache – bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich eines lückenlosen Lebenslaufs, bis spätestens zum 12.03.2026.
Für weitere Informationen zu dieser Position kannst Du Dich an den einstellenden Manager Dr. Andreas Wirths unter der Telefonnummer +49 172 7151839 wenden. Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Dir gern der zuständige Recruiter Marco Schürer unter der Telefonnummer +49 30 374396765.
Du hast Interesse an unserem Angebot und möchtest gemeinsam mit uns die Berliner Wärmewende gestalten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über unsere Website!
Hinweise
Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.
Die Sicherheit der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH und ihrer Beschäftigten ist von grundlegender Bedeutung. Aus diesem Grund ist ein Pre-Employment Screening Teil des Rekrutierungsprozesses. Der Umfang der Überprüfung variiert je nach Funktion und Einsatzbereich. Das Screening wird von einem Drittanbieter, DISA, durchgeführt.