Manager Programmabeheersing NFI - Den Haag

Omschrijving

Als Manager Programmabeheersing werk je nauw samen met de programmadirecteur, projectleiders en medewerkers van de unit programmabeheersing. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de programmatische uitvoering en alle bijbehorende processen rondom beheersing, verantwoording en coördinatie. Je draagt bij aan de totstandkoming van een innovatieve onderzoeksomgeving en aan een transparante, controleerbare en goed bestuurbare uitvoering van het programma.

Taken en verantwoordelijkheden

Onder verantwoordelijkheid van de programmadirecteur worden in ieder geval de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

Leiding en coördinatie

Leidinggeven aan de unit Programmabeheersing binnen JusticeLink bestaande uit een medewerker programmabeheersing en programmasecretaris.

Planning, voortgang en scopebewaking

Vastleggen, bewaken en beheren van de programmascope, inclusief wijzigingen en afspraken met WODC, NFI en realisatiepartners.

Opstellen van programmaplanningen, bewaken van mijlpalen en de bijdrage van deelprojecten aan programmadoelen.

Onderbouwen en actueel houden van de programmabegroting en kostenramingen.

Risico-, kwaliteits- en capaciteitsmanagement

Uitvoeren van risicomanagement en ondersteunen van deelprojecten bij het proactief signaleren en mitigeren van risico’s.

Inrichten van capaciteitsmanagement t.b.v. bemensing (intern en extern).

Borgen van kwaliteit via passende methoden, instrumenten en externe reviews.

Planning & Control, audits en verantwoording

Voorbereiden op en begeleiden van toetsmomenten of kwaliteitscontroles.

Opleveren van reguliere Planning en Control-producten voor de managementcontrolcyclus van NFI en JenV, inclusief rapportages gericht op voortgang, verantwoording en financiering van het programma aan het ministerie van EZ en OCW.

Ondersteunen van de naleving van eisen uit Control, Audit en Toezicht (AenT), inclusief rapportages en verantwoordingsdocumenten.

Bestuurlijke ondersteuning en communicatie

Voorbereiden en/of samen met de van interne en externe overleggen, inclusief besluitvormingsdossiers, besluitenlijsten, actielijsten en verslaglegging.

Adviseren van de programmadirecteur op basis van analyses van voortgang, kwaliteit, risico’s en financiën.

Verzorgen van communicatie richting opdrachtgevers, partners en stakeholders.

Huisvesting, faciliteiten en documentmanagement

Coördineren van de benodigde huisvesting en facilitaire- en ICT-voorzieningen voor JusticeLink.

Zorgdragen dat de documentaire informatievoorziening voldoet aan de archiefwet en voorbereid is op mogelijke Woo-verzoeken.

Inkoop

Begeleiden van de inkoop voor het programma, inclusief afstemming met de inkooporganisatie binnen NFI en SCC DI&I (Shared Service Inkoop binnen JenV).

Ondersteunen bij contractmanagement, aanbestedingen en leveranciersrelaties.