Adjoint administratif (remplacement pour congé de maternité – 18 mois)

DRW est une société de négoce diversifiée avec plus de 3 décennies d'expérience qui réunit une technologie sophistiquée et des personnes exceptionnelles pour opérer sur les marchés du monde entier. Nous valorisons l'autonomie et la capacité à pivoter rapidement pour saisir les opportunités, c'est pourquoi nous opérons en utilisant notre propre capital et en négociant à nos propres risques.

Basée à Chicago et disposant de bureaux aux États-Unis, au Canada, en Europe et en Asie, nous négocions diverses catégories d'actifs, notamment les titres à revenu fixe, les FNB, les actions, les devises, les matières premières et l'énergie sur les principaux marchés mondiaux. Nous avons également tiré parti de notre expertise et de notre technologie pour nous développer dans trois stratégies non traditionnelles : l'immobilier, le capital-risque et les crypto-actifs.

Nous opérons avec respect, curiosité et ouverture d'esprit. Les personnes qui s'épanouissent ici partagent notre conviction que ce n'est pas seulement ce que nous faisons qui compte - c'est la façon dont nous le faisons. DRW est un lieu d'attentes élevées, d'intégrité, d'innovation et de volonté de remettre en question le consensus.

Nous recherchons un adjoint administratif hautement organisé et proactif pour assurer le remplacement du Directeur du département pendant un congé de maternité de 18 mois. Le candidat retenu gérera un agenda très actif et dynamique, coordonnera les déplacements, traitera les notes de frais et appuiera les opérations du département. En plus de soutenir le Directeur, ce poste aidera d’autres gestionnaires et membres de l’équipe au besoin, contribuant au bon fonctionnement du département. 

Responsabilités principales: 

• Gestion de l’agenda et planification : Gérer l’agenda du Directeur et, à l’occasion, ceux d’autres gestionnaires; résoudre les conflits d’horaire et veiller au respect de tous les engagements. 
• Coordination des déplacements : Coordonner les déplacements nationaux et internationaux pour le Directeur (et parfois pour d’autres gestionnaires), incluant vols, hébergement, location de véhicule, réservations de restaurant et autres arrangements. 
• Gestion des dépenses : Préparer, valider et soumettre les notes de frais du Directeur via SAP Concur, en assurant exactitude et respect des délais. 
• Administration départementale : Effectuer des tâches administratives générales soutenant les opérations du département. 
• Approbation des congés : Approuver, de façon sélective et conformément aux directives de l’entreprise, les demandes de vacances ou de congé personnel. 
• Soutien aux réunions : Planifier et réserver les réunions d’équipe; fournir un soutien logistique et administratif. 
• Formations et conférences : Suivre les occasions de formation et les conférences à venir pour le département; tenir le Directeur informé et aider aux inscriptions ou à la logistique. 
• Coordination d’événements : Organiser et coordonner la campagne de cadeaux aux fournisseurs pour la période des Fêtes; participer à la planification de l’événement annuel de consolidation d’équipe du département.
• Projets spéciaux : Soutenir des mandats ponctuels et des initiatives départementales selon les besoins. 
• Coordination des visiteurs : Gérer la logistique des visiteurs, y compris arrangements de voyage, passes invités, attribution des places et réservations de salles de conférence. 

Exigences: 

• Expérience avérée comme adjoint administratif ou assistant de direction, idéalement en soutien à la haute direction. 
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). 
• Expérience avec SAP Concur ou un système de gestion des dépenses similaire. 
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et au rythme soutenu. 
• Excellentes compétences organisationnelles et grand souci du détail. 
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite. 
• Discrétion et professionnalisme dans le traitement d’informations sensibles. 
• Expérience des systèmes de billetterie/tickets similaires à Wrike, JIRA ou ServiceNow. 

Qualités recherchées: 

• Proactif, capable d’anticiper les besoins et de s’adapter rapidement aux priorités changeantes. 
• Esprit d’équipe et orientation service, disposé à soutenir ses collègues. 
• Grande fiabilité et sens marqué des responsabilités. 

Ce que DRW Montréal a à vous offrir:

• Reconnue comme l'un des meilleurs employeurs au Canada depuis 8 ans
• Engagement en faveur de la formation et du développement continus
• Un ensemble d'avantages et de bénéfices à la pointe de l'industrie
• Centré sur le bien-être des employés et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Initiatives communautaires, programme de volontariat et possibilités de redonner

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* Le masculin est utilisé sans discrimination dans le seul but d’alléger le texte.

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