Gestionnaire de bureau / Office Manager

À propos de TandemLaunch

TandemLaunch est un studio de création d’entreprises basé à Montréal, spécialisé dans le développement et la croissance de startups deep-tech de calibre mondial. Nous travaillons main dans la main avec des fondateurs et des équipes techniques pour transformer des percées scientifiques en entreprises concrètes.

Le rôle

Nous recherchons un(e) Gestionnaire de bureau qui sera responsable des opérations quotidiennes du bureau et de l’amélioration continue de nos processus administratifs. Vous serez la personne-ressource pour assurer le bon fonctionnement de l’environnement de travail — soutien aux employés, coordination des fournisseurs et services, maintien de contrôles administratifs, et création d’une expérience bureau efficace, accueillante et bien organisée.

• Sur place, 5 jours par semaine (aucune option de télétravail)
  • 32,5 heures par semaine
• Assurance collective, incluant des avantages sociaux (soins dentaires, soins médicaux, soins de la vue).
• 3 semaines de vacances.

Responsabilités principales

• Mettre en place, revoir et améliorer en continu les procédures administratives et de gestion de bureau
• Établir les priorités de travail, s’assurer que les procédures sont respectées et que les échéanciers sont rencontrés
• Superviser et coordonner les activités administratives et les opérations quotidiennes du bureau
• Planifier et coordonner les services de bureau, notamment :
  • besoins d’espace / hébergement et relocalisations
  • équipements, fournitures, formulaires et inventaire
  • disposition des actifs, stationnement et accès au bâtiment
  • coordination de l’entretien et de la sécurité
• Appuyer la préparation du budget d’exploitation et maintenir les contrôles liés à l’inventaire et au budget
• Suivre les budgets et les dépenses, en assurant une documentation claire et une gestion structurée
• Compiler des données et préparer des rapports périodiques ou ponctuels, des manuels et de la correspondance
• Effectuer la saisie de données avec rigueur et maintenir des dossiers administratifs à jour
• Planifier et organiser des événements internes, programmes d’accueil et initiatives pour l’équipe
• Gérer la logistique des événements (planification, coordination, fournisseurs, horaires et support sur place)

Profil recherché

• Langues : bilingue (français/anglais)
• Scolarité : Diplôme postsecondaire dans un domaine connexe au poste (Gestion de bureau ; Gestion hôtelière ; Administration ; Secrétariat ; Autre domaine connexe)
• Expérience : 5+ ans dans en tant que gestionnaire de bureau ou un poste similaire.
• Excellentes habiletés interpersonnelles et esprit de collaboration
• Excellente communication, à l’oral comme à l’écrit
• Très bonne organisation et gestion du temps
• Autonomie, proactivité, fiabilité et esprit d’équipe
• Aisance à travailler de façon indépendante dans un environnement rapide
• Capacité à gérer une charge de travail élevée et à bien performer sous pression
• Maîtrise de la suite Microsoft Office : Excel, Word, PowerPoint, Outlook

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About TandemLaunch

TandemLaunch is a Montréal-based venture studio that builds and scales world-class deep-tech startups. We work hands-on with founders and technical teams to turn breakthrough science into real companies.

The Role

We’re looking for an Office Manager who will own the day-to-day office operations and continuously improve our administrative processes. You’ll be the go-to person for keeping the workplace running smoothly—supporting employees, coordinating vendors and services, maintaining controls, and ensuring the office experience is efficient, welcoming, and well organized.

• On-site 5 days a week (no remote work option)
  • 32.5 hours per week
• Group Insurance, including health benefits (dental, health, vision)
• 3 weeks of vacation.

Key Responsibilities

• Implement, review, and continuously improve administrative and office procedures
• Establish work priorities, ensure processes are followed, and deadlines are met
• Oversee and coordinate office administrative activities and day-to-day operations
• Plan and coordinate office services, including:
  • Space/accommodation needs and relocations
  • Equipment, supplies, forms, and inventory
  • Asset disposal, parking, and building access
  • Maintenance and security coordination
• Support operating budget preparation and maintain inventory and budgetary controls
• Track budgets and expenditures, ensuring spending is organized and properly documented
• Assemble data and prepare periodic/special reports, manuals, and correspondence
• Perform accurate data entry and maintain clean administrative records
• Plan and execute social events, guest programs, and internal initiatives
• Manage event logistics (planning, coordination, vendors, schedules, and on-site support)

What You Bring

• Language: Bilingual (English/French)
• Education: Postsecondary diploma in a field related to the role (Office Management, Hospitality Management, Administration, Secretarial Studies, or another relevant field).
• Experience: 5+ years of experience as an Office Manager or in a similar role.
• Strong interpersonal skills and collaboration mindset.
• Excellent written and verbal communication.
• Highly organized with strong time-management skills.
• Adaptable, proactive, and reliable team player.
• Comfortable working independently in a fast-paced environment.
• Able to manage a high workload and perform well under pressure.
• Knowledge of Microsoft Office Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook