Intermediate Accountant / Comptable intermédiaire

POSITION: Intermediate Accountant

DEPARTMENT: Finance

TERMS: Permanent Full-Time Position (34 hours per week, Monday to Thursday)

LOCATION: Vancouver(xʷməθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh, and səlilwətaɬ territories)

WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid, with a combination of remote work and 1 day/week required in-office.

REPORTS TO: Assistant Controller

SALARY: $60,000 - $71,500

About the Role

As the Intermediate Accountant you will play a pivotal role in the finance operations of the foundation. This role is the key connection between the program teams and the finance team. You are the type that knows the coding guidelines in the back of your head, thrives in a detailed oriented environment, and is comfortable juggling many competing tasks at once. It is also essential that the Intermediate Accountant has a collaborative and clear communication style, loves to work with people, and is comfortable translating basic accounting rules to other team members of various financial backgrounds to provide cross departmental support.

Responsibilities

Daily Finance Operations

• Reviews all invoices, out of pocket expenses (OOP), and credit card transactions for coding and grant guidelines, and checks against the organization wide/department budgets and the deferred revenue/grant schedule for accuracy, and enters them into accounting software.

• Ensures relevant contracts are reviewed in relation to the necessary invoices, filed appropriately and all data is entered into accounting software for accounting review in a timely manner.

• Performs bi-weekly Accounts Payable runs, verifies vendors’ banking information, processes bi-weekly vendor payments through online payment platform, and prepares cheque runs as necessary.

• Ensures all payments are made on time based on invoice deadlines, including managing internal payments such as the visa bill, Canada post, and other direct billing methods.

• Processes weekly donation cheques in office, and arranges deposit payments for the bank.

• Reconciles vendor accounts as required.

• Maintains accurate and up-to-date accounting documentation, with a focus on improving formatting and usability for information users.

• Maintains the finance-accounting email inbox, ensuring the inbox remains clear and organized, responding to staff inquiries in a timely manner.  

• Manages the accounting software, payment platform, and any other related platforms with accurate and up to date vendor information.  

• Ensures ongoing compliance with finance policies and collective agreement provisions related to financial practices and payroll (OOPs).

Month-End and Year End Close

• Reviews and records monthly credit card expenses into accounting software in accordance with organizational policies.

• Updates monthly working papers, including prepaid expenses, fixed assets, accruals, and accounts receivable, as necessary.  

• Reconciles accounts and records necessary journal entries for month-end close procedures 

• Performs weekly/monthly bank reconciliation for multiple bank accounts.  

• Performs a month end completeness check of all regular invoices and payments and ensures all monthly accruals are booked accordingly. 

• Creates internal invoices as required.  

• Reviews and reconciles GST/HST/QST tax accounts and prepare remittance filings. 

• Supports the finance team with audit preparation. 

Provide support for the following tasks when necessary 

• Supports the Payroll & Accounting specialist with monthly donation revenue reconciliations.
• Provides payroll support, including assisting the Payroll & Accounting Specialist with semi-monthly payroll runs, union dues reconciliations, payments, and other various tasks.
• Creates month end working documents as required.

Other tasks as assigned.

                                                            Description du poste

POSTE : Comptable intermédiaire

DÉPARTEMENT : Finances

CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au vendredi)

LIEU : Vancouver(territoires des Premières Nations xʷməθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh et səlilwətaɬ)

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride, avec une combinaison de travail à distance et de 1 jour par semaine au bureau.

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE : Contrôleuse adjointe

SALAIRE : 60,000$ - 71,500$

À propos du poste

En tant que comptable intermédiaire, vous jouerez un rôle central dans les opérations financières de la Fondation. Ce poste est le lien principal entre les équipes de programmes et l’équipe des finances. Vous êtes le genre de personne qui connaît les directives de codage par cœur, prospère dans un environnement soucieux du détail et est à l’aise de gérer de nombreuses tâches à la fois. Il est également essentiel que la ou le comptable intermédiaire ait un style de communication collaboratif et clair, aime travailler avec les gens et soit à l’aise pour vulgariser les règles comptables de base à d’autres membres de l’équipe avec différentes connaissances en finances afin de fournir un soutien aux autres départements.

Responsabilités

Opérations financières quotidiennes 

• Examine toutes les factures, les frais remboursables et les transactions par carte de crédit pour vérifier les directives de codage et de subvention, vérifie l’exactitude des budgets de l’organisation/du département et du calendrier des contributions reportées/subventions, et les saisit dans le logiciel comptable.

• S’assure que les contrats pertinents sont examinés en fonction des factures applicables et classés de manière appropriée, et que toutes les données sont saisies dans le logiciel comptable pour examen comptable en temps opportun.

• Effectue les comptes fournisseurs bimensuellement, vérifie les informations bancaires des fournisseurs, traite les paiements bimensuels des fournisseurs sur une plateforme de paiement en ligne et prépare les chèques au besoin.

• Veille à ce que tous les paiements soient effectués à temps en fonction des dates d’échéance des factures, y compris la gestion des paiements internes tels que les relevés de Visa, Postes Canada et autres méthodes de facturation directe.

• Traite les chèques de dons hebdomadaires reçus au bureau et organise les dépôts pour la banque.

• Effectue le rapprochement des comptes fournisseurs selon les besoins.

• Maintient une documentation comptable précise et à jour, en mettant l’accent sur l’amélioration du formatage et de la convivialité pour les personnes qui utilisent l’information.

• Gère la boîte de réception des courriels de l’équipe des finances et de la comptabilité, en veillant à ce que la boîte de réception demeure à jour et organisée, et répond aux demandes du personnel en temps opportun.  

• Gère le logiciel de comptabilité, la plateforme de paiement et toute autre plateforme connexe et s’assure qu’ils contiennent des informations précises et à jour sur les fournisseurs.  

• Assure la conformité continue avec les politiques financières et les dispositions de la convention collective relatives aux pratiques financières et à la paie (frais remboursables).

Clôture mensuelle et annuelle 

• Examine et consigne les dépenses mensuelles de carte de crédit dans un logiciel de comptabilité conformément aux politiques de l’organisation.

• Met à jour les documents de travail mensuels, y compris les charges payées d’avance, les immobilisations corporelles, les charges proratisées et les comptes débiteurs, si nécessaire.  

• Effectue le rapprochement des comptes et consigne les écritures de journal nécessaires pour les procédures de clôture mensuelle. 

• Effectue le rapprochement bancaire hebdomadaire/mensuel pour plusieurs comptes bancaires.  

• Effectue le contrôle de complétude mensuel des factures et paiements réguliers et s’assure que toutes les charges mensuelles sont comptabilisées en conséquence. 

• Crée des factures internes selon les besoins.  

• Examine et effectue le rapprochement des comptes de TPS/TVH/TVQ et prépare les déclarations de versement. 

• Soutient l’équipe des finances dans la préparation des audits. 

Fournir une assistance pour les tâches suivantes, si nécessaire  

• Aide la ou le spécialiste de la paie et de la comptabilité à effectuer des rapprochements mensuels des revenus provenant des dons.
• Fournit un soutien pour la paie, notamment en aidant la ou le spécialiste de la paie et de la comptabilité à effectuer des opérations de paie bimensuelles, des rapprochements de cotisations syndicales, des paiements et autres tâches diverses.
• Crée les documents de travail de clôture mensuelle selon les besoins.

Autres tâches, si nécessaire.

Qualifications

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:

Education and Experience  

• Minimum of three years of full-cycle accounting experience.

• Post-secondary degree or diploma in accounting.

• Actively pursuing a CPA designation is an asset.

• Experience with accounting software implementation and contributing to system implementation projects is an asset.

• Experience working in cross departmental teams is an asset.
• Experience working in non-profit accounting is an asset.

Knowledge, Skills, and Abilities  

• Exceptional attention to detail and accuracy.

• Solid understanding of accounting principles, preferably not-for-profit organizations.
• Strong understanding of the revenue process.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Strong Excel skills and proficiency in computerized accounting systems.

• Strong time management and organization skills to meet various deadlines.
• Ability to identify issues, evaluate options, and implement solutions effectively.

• A passion for climate action and a commitment to social justice.
• Alignment with our mission, vision, values and strategic priorities and a commitment to working collaboratively toward an equitable, anti-racist culture.

• Ability to adapt quickly to changing conditions and requirements.  

• Written and spoken French language skills are an asset.

Qualifications

Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

Éducation et expérience  

• Minimum de trois ans d’expérience du cycle complet du processus comptable.

• Diplôme postsecondaire ou diplôme en comptabilité.

• Être activement en processus d’obtention du titre de CPA, un atout.

• Expérience de l’implémentation de logiciels comptables et contribution à des projets d’implémentation de systèmes, un atout.

• Expérience de travail dans des équipes interdépartementales, un atout.
• Expérience de travail en comptabilité dans un organisme sans but lucratif, un atout.

Connaissances, compétences et capacités  

• Attention exceptionnelle aux détails et à la précision.

• Solide compréhension des principes comptables, de préférence dans le contexte d’un organisme sans but lucratif.
• Bonne compréhension du processus de revenus.

• Excellentes compétences en matière de communication écrite et verbale.

• Solides compétences Excel et maîtrise des systèmes comptables informatisés.

• Solides compétences en gestion du temps et en organisation pour respecter divers délais.
• Capacité à identifier les problèmes, évaluer les options et mettre en œuvre des solutions efficacement.

• Passion pour l’action climatique et un engagement envers la justice sociale.
• Alignement avec notre mission, notre vision, nos valeurs et nos priorités stratégiques et engagement à travailler en collaboration vers une culture équitable et antiraciste.

• Capacité à s’adapter rapidement à l’évolution des conditions et des exigences.  

• Compétences en français (oral et écrit), un atout.   

Additional Information

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/ 

The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity. 

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l'amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/ 

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l'équité et de la diversité et de la création d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l'équité, en particulier les Autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralité des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.