Order Entry & Install Coordinator (m/w/d)

1.   Auftrags- und Installationsverwaltung

·     Registrierung und Bearbeitung von Kundenaufträgen und Installationen in Microsoft Dynamics 365.

·     Überprüfen Sie alle Auftragsdetails, Preise und Materialien vor der Bestätigung.

·     Erstellen und versenden Sie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und zugehörige Unterlagen.

·     Verfolgung des Installationsfortschritts von der Auftragserfassung bis zur Fertigstellung, wobei die Datengenauigkeit und zeitnahe Aktualisierungen sichergestellt werden.

2.   Planung und Koordination

·     Unterstützen Sie die Planung und Terminierung von Installationsarbeiten in Abstimmung mit dem Versand und den Außendiensttechnikern.

·     Stellen Sie sicher, dass für jeden geplanten Auftrag Materialien, Ressourcen und Unterlagen verfügbar sind.

·     Verfolgen Sie die Meilensteine der Installation und kommunizieren Sie Abweichungen oder Verzögerungen proaktiv.

·     Koordinieren Sie sich mit dem Lieferkettenmanagement hinsichtlich der Lieferung der erforderlichen Teile oder Komponenten.

3.   Dokumentation und Systemgenauigkeit

·     Führen Sie vollständige und genaue Installationsdokumentationen in D365, einschließlich Materialien, Lieferungen und Berichten.

·     Stellen Sie sicher, dass alle installationsbezogenen Daten korrekt erfasst und überprüfbar sind.

·     Unterstützen Sie die Erstellung interner Berichte und KPI-Dashboards auf der Grundlage von D365-Daten.

·     Sicherstellung eines zeitnahen und korrekten Abschlusses der Installation im System.

4.   Rechnungsstellung und Finanzverwaltung

·     Erstellen und versenden Sie Rechnungen in Microsoft Dynamics 365 nach Abschluss der Installation.

·     Überprüfen Sie vor der Rechnungsstellung, ob Auftragswerte, Arbeitsstunden und Materialien mit dem Umfang übereinstimmen.

·     Arbeiten Sie mit der Finanz- und Betriebsabteilung zusammen, um Unstimmigkeiten bei der Rechnungsstellung oder den Kosten zu klären.

·     Unterstützen Sie die Aktivitäten zum Monatsabschluss durch die Übermittlung genauer Daten und Abstimmungen.

5.   Kommunikation und Zusammenarbeit

·     Fungieren Sie als Hauptansprechpartner für Kunden in Bezug auf die Planung und Dokumentation von Installationen.

·     Kommunizieren Sie professionell mit SCM, Außendienstmitarbeitern und internen Abteilungen, um eine reibungslose Installation zu gewährleisten.

·     Eskalieren Sie potenzielle Risiken, Dateninkonsistenzen oder Lieferprobleme proaktiv.

6.   Qualität und kontinuierliche Verbesserung

·     Stellen Sie die Einhaltung interner Verfahren, Qualitätsstandards und Sicherheitsanforderungen sicher.

·     Beitrag zur Prozessverbesserung und Standardisierung in der Auftrags- und Installationsverwaltung.

Geben Sie Feedback, um D365-Prozessverbesserungen und Anwenderschulungen zu unterstützen.

Requirements

Erfahrung: Nachgewiesene Erfahrung in der Installationsverwaltung, Auftragsabwicklung oder Projektkoordination in einem Service- oder technischen Umfeld.
Systemkenntnisse: Kenntnisse in Microsoft Dynamics 365 für die Auftragsabwicklung, Installationsverfolgung und Rechnungsstellung.
Organisation: Sehr strukturiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
Kommunikation: Klare, professionelle Kommunikation mit Kunden, dem Lieferkettenmanagement und internen Teams.
Technisches Verständnis: Grundlegendes Verständnis von Installationsabläufen, Materialien und Serviceprozessen.
Finanzbewusstsein: Grundkenntnisse in Rechnungsstellung, Installationskalkulation und Dokumentenkontrolle.
Teamarbeit: Ausgeprägtes Gespür für Teamarbeit und abteilungsübergreifende Koordination.
Sprache: Fließend in Deutsch.

Benefits

Sicherer Arbeitsplatz in einem wachstumsorientierten Unternehmen

Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten

Kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien

Moderne IT-Infrastruktur und digitale Arbeitsprozesse