Part Time Office Coordinator/Coordonnateur(trice) de bureau

Office Coordinator 

Part time  

Location: Montreal 

Work Environment: On-site   

The world of payment processing is rapidly evolving, and businesses are looking for loyal and strategic partners to help them grow.  

WE ARE NUVEI.  Nuvei is the Canadian fintech company accelerating the business of clients around the world. Nuvei’s modular, flexible and scalable technology allows leading companies to accept next-gen payments, offer all payout options and benefit from card issuing, banking, risk and fraud management services. Connecting businesses to their customers in more than 200 markets, with local acquiring in 45+ markets, 150 currencies and more than 600 alternative payment methods, Nuvei provides the technology and insights for customers and partners to succeed locally and globally with one integration.  

At Nuvei, we live our core values, and we thrive on solving complex problems. We’re dedicated to continually improving our product and providing relentless customer service.   We are always looking for exceptional talent to join us on the journey!  

Summary: 

The Office Coordinator provides reception and administrative support to our Montreal Head office. This role is a true hybrid position, combining front-office reception duties with event coordination and general support. It’s a role that requires strong organizational skills, adaptability, and a proactive, can-do attitude. 

Main Duties / Responsibilities 

• Greet guests and visitors at reception and respond to inquiries, redirecting them to proper channels as needed. 

• Open, sort and distribute or scan incoming/outgoing mail. 

• Order and maintain supplies for the office and for common areas. 

• Ensure office cleanliness and address any issues related to office sanitation and/or maintenance including all shared spaces. 

• Assist with shipping to and from the Montreal office. 

• Support all in-office events including food orders and ensure daily restocking of the kitchen. 

• Assist with coordinating employee events and initiatives, and recognition activities. 

• Set up and maintain up-to-date vendor tracking and invoice filing system.  

Qualifications / Skills / Experience 

• Two or more years’ experience in a similar role. 

• Bilingual (French & English).     

• Proficiency in word processing, spreadsheets, and scheduling applications using Microsoft Office Suite. 

• Knowledge of operating standard office equipment. 

• Strong interpersonal skills, written and verbal communication skills, as well as tact and diplomacy. 

• Strong organizational skills with the ability to multi-task, prioritize work, and work well under pressure. 

• Adaptability and ability to work in a fast-paced environment. 

• Accuracy and attention to detail are essential. 

• Strong problem-solving capabilities 

Working Language

• English (written and spoken) is the language used 99% of the time, as work colleagues and clientele are both geographically dispersed within and outside of Quebec
• Internal communications between colleagues occur in English or in French, depending on the parties involved. Strategic suppliers are located outside of Quebec
• A basic knowledge of French is required for any position located within Quebec. English is required for this position, as it could report to someone outside of Quebec, and requires frequent out of province communications.

The work is done 99% in English (spoken and written), as the team and the clientele served are geographically dispersed across Quebec and outside of Quebec. Internal communications between colleagues are in French or English, depending on the interlocutors. The strategic suppliers are located outside of Quebec. A functional knowledge of French is required for any position located in Quebec. Knowledge of English is necessary for this position, as the incumbent will report outside Quebec and will be required to communicate frequently with people outside of Quebec as part of their duties.

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Coordonnateur(trice) de bureau  
Poste à temps partiel  
Lieu: Montréal 
Environnement de travail : Sur place 

Le monde du traitement des paiements évolue rapidement, et les entreprises recherchent des partenaires fiables et stratégiques pour les aider à croître. 
NOUS SOMMES NUVEI. Nuvei est une entreprise fintech canadienne qui accélère les affaires de ses clients à travers le monde. La technologie modulaire, flexible et évolutive de Nuvei permet aux grandes entreprises d’accepter les paiements de nouvelle génération, d’offrir toutes les options de paiements et de bénéficier de services d’émission de cartes, bancaires, de gestion des risques et de prévention de la fraude. Reliant les entreprises à leurs clients dans plus de 200 marchés, avec une acquisition locale dans plus de 45 marchés, 150 devises et plus de 600 méthodes de paiement alternatives, Nuvei fournit la technologie et les informations nécessaires pour permettre à ses clients et partenaires de réussir à l’échelle locale et mondiale grâce à une seule intégration. 

Chez Nuvei, nous vivons selon nos valeurs fondamentales et nous nous épanouissons en résolvant des problèmes complexes. Nous sommes déterminés à améliorer continuellement nos produits et à offrir un service à la clientèle exceptionnel. Nous sommes toujours à la recherche de talents exceptionnels pour se joindre à notre aventure! 

Sommaire du poste: 

Le/la coordonnateur(trice) de bureau offre un soutien à la réception et un appui administratif à notre siège social de Montréal. Ce poste combine des responsabilités de réception, de coordination d’événements et assistance générale. 

En tant que premier point de contact pour les visiteurs et le personnel, la personne sélectionnée contribuera également à la planification et à l’exécution des événements de l’entreprise. Ce rôle exige d’excellentes compétences organisationnelles, de l’adaptabilité et une attitude proactive axée sur les solutions. 

Principales responsabilités : 

• Accueillir les invités et visiteurs à la réception et répondre à leurs demandes, en les redirigeant vers les bons interlocuteurs au besoin. 

• Ouvrir, trier et distribuer ou numériser le courrier entrant et sortant. 

• Commander et gérer les fournitures pour le bureau et les espaces communs. 

• Assurer la propreté du bureau et signaler tout problème lié à l’entretien ou à la salubrité, y compris dans les espaces partagés. 

• Aider avec les envois et réceptions de colis du bureau de Montréal. 

• Soutenir les événements internes, notamment en passant les commandes de nourriture et en assurant le réapprovisionnement quotidien de la cuisine. 

• Contribuer à la coordination des événements et initiatives pour les employés, ainsi qu’aux activités de reconnaissance. 

• Mettre en place et maintenir un système de suivi des fournisseurs et de classement des factures à jour. 

Compétences / Qualifications / Expérience: 

• Deux ans ou plus d’expérience dans un poste similaire. 

• Bilingue (français et anglais). La connaissance de l’espagnol est considérée comme un atout important. 

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (traitement de texte, feuilles de calcul, outils de planification). 

• Connaissance du fonctionnement de l’équipement de bureau standard. 

• Excellentes aptitudes interpersonnelles, compétences en communication écrite et verbale, ainsi qu’un grand sens du tact et de la diplomatie. 

• Solides compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à travailler sous pression. 

• Capacité d’adaptation et aisance dans un environnement dynamique. 

• Précision et souci du détail essentiels. 

• Excellentes capacités de résolution de problèmes. 

Langue de travail

• Le travail se fait 99% en anglais (parlé et écrit) l’équipe de travail et la clientèle desservie étant dispersés géographiquement au Québec et hors-Québec.                
• Les communications à l’interne entre collègues se font en français ou en anglais selon les interlocuteurs. Les fournisseurs stratégiques sont à l’extérieur du Québec.
• Une connaissance fonctionnelle du français est exigée pour tout poste situé au Québec. La connaissance de l’anglais pour ce poste est nécessaire, le titulaire se rapportant hors Québec et étant appelé à communiquer fréquemment avec l’extérieur du Québec dans le cadre de ses fonctions.

Le travail se fait 99% en anglais (parlé et écrit) l’équipe de travail et la clientèle desservie étant dispersés géographiquement au Québec et hors-Québec. Les communications à l’interne entre collègues se font en français ou en anglais selon les interlocuteurs. Les fournisseurs stratégiques sont à l’extérieur du Québec. Une connaissance fonctionnelle du français est exigée pour tout poste situé au Québec. La connaissance de l’anglais pour ce poste est nécessaire, le titulaire se rapportant hors Québec et étant appelé à communiquer fréquemment avec l’extérieur du Québec dans le cadre de ses fonctions.