Büromanager / Office Manager (DE)
WER WIR SIND
Bei Proxima Fusion treibt uns eine mutige Mission an – die Zukunft nachhaltiger Energie neu zu definieren. Unser einzigartiges Konzept, basierend auf dem bahnbrechenden W7-X-Stellarator und den neuesten technologischen Fortschritten, ebnet den Weg für kommerziell nutzbare Fusionskraftwerke.
Darüber hinaus bringt uns unsere Arbeit an der Stellarator-Optimierung – unterstützt durch modernste Rechenverfahren und Machine Learning – in völlig neue Bereiche der Fusionstechnologie. Neue, leistungsstärkere Designpunkte werden durch Hochtemperatur-Supraleitermagnete erschlossen.
Um dieses enorme Potenzial voll auszuschöpfen, bauen wir ein Team aus äußerst engagierten und leidenschaftlichen Menschen auf, die gemeinsam Außergewöhnliches vorantreiben und Technologie weltweit grundlegend verändern.
WARUM PROXIMA FUSION
Du arbeitest an einigen der komplexesten technologischen Herausforderungen, um der Welt reichlich verfügbare, sichere und saubere Energie zu ermöglichen.
Du wirst Teil eines außergewöhnlichen Teams aus hochqualifizierten und motivierten Persönlichkeiten und lernst von ihnen.
Leiste die beste Arbeit deines Lebens – und genieße den Weg dorthin.
Zeige, dass Großes in Europa möglich ist, wenn man die besten Talente zusammenbringt.
DEIN EINFLUSS
Als Office Manager sorgst du dafür, dass unsere Büroabläufe reibungslos und effizient funktionieren. Du bist verantwortlich für ein gut organisiertes, angenehmes Arbeitsumfeld und unterstützt Mitarbeitende sowie Besucher professionell und zuverlässig.
DEINE AUFGABEN
Verantwortung für den täglichen Betrieb und das Arbeitsumfeld an unseren Standorten – die Büros sollen einladend, funktional, sicher und gut organisiert sein.
Erste Ansprechperson für Besucher und alle Workplace-Themen (Zugang, Material, Reparaturen etc.).
Steuerung und Koordination aller standortbezogenen Dienstleister und Partner (Reinigung, Wartung, Catering, Facility Services), inklusive Terminplanung, Qualitätskontrolle und grundlegender Vertragsabstimmung; außerdem Unterstützung bei nicht-technischer Beschaffung für Office- und Laborteams (z. B. Verbrauchsmaterialien, Services, Logistik), wo zusätzliche Unterstützung gebraucht wird.
End-to-End-Organisation der Office-Logistik: Bestellungen, Inventar, Post/Versand, Meetingraum-Setup sowie Vor-Ort-Support für Teams.
Unterstützung wichtiger Momente – Onboarding-Tage, Teamevents, All-Hands-Meetings und kleinere Rituale, die Gemeinschaft stärken.
Pflege klarer Workplace-Dokumentationen und Checklisten (Standortleitfäden & Notfallinfos) sowie kontinuierliche Verbesserung von Abläufen.
Unterstützung bei Umzügen und Veränderungen wie Arbeitsplatz-Neuaufteilungen, Rollouts neuer Ausstattung, kleinere Umbauten oder Standorterweiterungen.
Enge Zusammenarbeit mit People-, IT- sowie Lab/Operations-Teams, damit das Arbeitsumfeld optimal zu den tatsächlichen Arbeitsweisen passt.
Gelegentliche Reisen zwischen unseren Standorten im Vereinigten Königreich und in der Schweiz können erforderlich sein.
WEN WIR SUCHEN
Erfahrung in Office-/Workplace-Operations, Hospitality und/oder administrativen Rollen.
Ausgeprägte Service-Mentalität – du sorgst gern dafür, dass für andere alles rund läuft.
Gut organisiert, hands-on und sicher im Umgang mit mehreren Prioritäten gleichzeitig.
Starke Kommunikationsfähigkeit mit Dienstleistern und Teams; du erkennst Probleme frühzeitig und handelst proaktiv.
Deutsch fließend (C1) – tägliche Kommunikation mit Dienstleistern, Bestellungen und Koordination.
Englisch fließend (C1) – interne Kommunikation und schriftliche Updates.
INTERVIEWPROZESS
Recruiter-Interview (30–60 Min)
Technisches Screening (30 Min)
Technisches Panel (3 × 60 Min)
CEO-Gespräch (30 Min)
DIVERSITÄT & INKLUSION
Unsere Mission bei Proxima Fusion ist mutig: unbegrenzte saubere Energie Realität werden zu lassen. Dafür brauchen wir ein leistungsstarkes, vielfältiges Team mit unterschiedlichen Perspektiven, das Annahmen hinterfragt und gemeinsam zielgerichtet baut. Vielfalt in Denken und Erfahrung führt zu besseren Ideen, stärkerer Umsetzung und größerer Widerstandsfähigkeit. Uns ist nicht wichtig, wie du dich identifizierst, wie du aussiehst, wen du verehrst oder welcher Herkunft du bist – entscheidend ist, was du einbringst.