Coordonnateur.trice aux communications / Coordinator, Communications

Identification de l’emploi

Titre : Coordonnateur.trice aux communications

Groupe : Avancement et communications

Service : Communications

Superviseur immédiat : Directeur.trice des communications

Statut : Contractuel, 3 ans, temps plein (35 heures/semaine)

Durée de l'affichage: 27 février au 22 mars 2026

Entrée en poste: Dès que possible

Mandat

Le groupe Avancement et communications du CCA conçoit et met en œuvre des stratégies intégrées de communication, de rayonnement et de collecte de fonds, en cohérence avec la mission, la vision et les objectifs institutionnels. Il assure la cohérence de l'identité de l’organisation à travers la gestion de la marque, les communications institutionnelles, les campagnes de financement, les communications numériques et les partenariats stratégiques.

Sommaire de l’emploi

Le·la coordonnateur·trice aux communications assure le soutien opérationnel et administratif du service des communications. Plus qu’un rôle de soutien, iel agit commepivot opérationnel, assurant la cohérence des processus, la circulation de l’information, le suivi des budgets et l’avancement transversal des projets.

Travaillant en lien avec les projets, les équipes et les contenus, iel développe une vue d’ensemble des activités du service et collabore étroitement aux campagnes qui façonnent les communications du CCA. De plus, iel contribue également à entretenir des liens avec toutes les autres divisions du CCA. Le·la titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les responsables de projet et la directrice des communications.
 

Principales responsabilités

Base (30 %) 

• Faciliter la communication entre les différents services ou équipes et les partenaires externes en veillant à ce que chacun soit informé des mises à jour des politiques, des procédures, des projets, des échéances et de toutes autres informations importantes pour assurer la bonne marche des activités du service tout en respectant les normes en vigueur ;
• Veiller à ce que toutes les ressources nécessaires soient disponibles pour soutenir les activités des projets et évènements, y compris les collaborateurs, l’équipement et le matériel ;
• Coordonner les évènements physiques et virtuels initiés par le service, les réunions, les conférences téléphoniques et les autres activités de collaboration afin de s’assurer que toutes les parties prenantes sont impliquées et informées ;
• Contrôler l’avancement des projets et les échéanciers, et identifier les problèmes ou retards potentiels. Proposer des solutions, changements, et améliorations aux parties prenantes afin d’assurer l’atteinte des objectifs et d’accroître l’efficacité et l’efficience ;
• Préparer les budgets et les devis du projet, en assurer le suivi par la production des rapports de statut et les procès-verbaux des réunions, et maintenir la documentation du projet;
• Créer et maintenir les segments, requêtes, rapports et extraits de données nécessaires aux campagnes et analyses.

Spécifique (70 %)

• Assurer la coordination opérationnelle du service, incluant la mise à jour du Project Tracker, la gestion des boîtes courriel partagées, l’orientation des demandes et le suivi des priorités;
• Accueillir les visiteurs (journalistes, collaborateurs, partenaires) et coordonner les aspects logistiques liés à leur venue (voyages, hébergements, organisation et coordination des réunions, etc.);
• Développer et maintenir les outils stratégiques du service: notamment en assurant la veille des programmes culturels et campagnes, la gestion et la bonification des listes de contacts, ainsi que la présence sur les calendriers culturels et les plateformes externes;
• Développer une expertise en infolettres (planification, segmentation, coordination des contenus, déploiement dans Mailchimp et analyse de performance), en étroite collaboration avec l’équipe Avancement;
• Coordonner des projets de communication liés aux programmes publics et aux activités de recherche.

ENGLISH Version

Job identification

Job title: Coordinator, Communications 

Group: Advancement and Communications

Department: Communications

Immediate Supervisor: Director of Communications

Job Status: Contract, 3 years, full-time (35 hours/week)

Posting Period: 27 February to 22 March 2026

Job entry: As soon as possible

Mandate

The CCA’s Advancement and Communications group designs and implements integrated strategies for communication, outreach, and fundraising, in alignment with the institution’s mission, vision, and strategic objectives. The group ensures the coherence of the organization’s identity through brand management, institutional communications, fundraising campaigns, digital communications, and strategic partnerships.

Job summary

The Coordinator, Communications provides operational and administrative support to the Communications department. More than a support role, the incumbent acts as an operational hub, ensuring the consistency of processes, the flow of information, budget tracking, and the cross-functional progress of projects.

Working at the intersection of projects, teams, and content, the incumbent develops an overview of departmental activities and collaborating closely on the campaigns that shape the CCA’s communications. The incumbent also helps maintaining strong connections with other divisions across the CCA.

The incumbent works collaboratively with project managers and the Director of Communications.

Key responsibilities

Core (30%)

• Facilitates communication between services, teams, and external partners, ensuring that all stakeholders are informed of updates to policies, procedures, projects, deadlines, and other important information required for the smooth functioning of departmental activities, while respecting established standards;
• Ensures that all necessary resources are available to support projects and event activities, including collaborators, equipment and material;
• Coordinates in-person and virtual events initiated by the department, as well as meetings, conference calls, and other collaborative activities, ensuring that all stakeholders are involved and informed;
• Monitors project progress and timelines, identifies potential issues or delays, and proposes solutions, adjustments, and improvements to stakeholders in order to support the achievement of objectives and increase efficiency and effectiveness;
• Prepares project budgets and estimates, tracks them through status reports and meeting minutes, and maintains project documentation;
• Creates and maintains segments, queries, reports, and data extracts required for campaigns and analysis.

Specific (70%)

• Ensures the operational coordination of the department, including updating the Project Tracker, managing shared inboxes, directing requests, and monitoring priorities;
• Welcomes visitors (journalists, collaborators, partners) and coordinates logistical aspects related to their visits (travel, accommodations, booking and coordinating meetings, etc.);
• Develops and maintains the department’s strategic tools, including monitoring cultural programs and campaigns, managing and enhancing contact lists, and ensuring visibility on cultural calendars and external platforms;
• Develops expertise in newsletters (planning, segmentation, content coordination, deployment in Mailchimp, and performance analysis), in close collaboration with the Advancement team;
• Coordinates communication projects related to public programs and research activities.

Qualifications

• Niveau de scolarité requis : Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration, en arts, en communication, ou toute expérience équivalente pertinente;
• Nombre d’années d’expérience requis : 3 à 5 ans d’expérience pertinente, idéalement au sein d’une institution culturelle, d’un organisme à but non lucratif ou d’un environnement créatif ou institutionnel;
• Excellentes aptitudes organisationnelles, sens des priorités et capacité à collaborer avec des profils et expertises variés;
• Aisance avec les outils de gestion de projets, de suivi budgétaire et de collaboration;
• Intérêt marqué pour les domaines de l’architecture, du design, de la communication et de la création;
• Très bonne connaissance du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (l’anglais est requis en raison de la collaboration avec des parties prenantes anglophones);
• Disponible pour travailler occasionnellement à l’extérieur des heures de travail;
• Gestion des questions délicates avec tact et diplomatie, tout en respectant la confidentialité
• Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles;
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps;
• Capacité de travailler de manière indépendante et en équipe ;
• Maîtrise de Microsoft Office et des logiciels de gestion de projets ;
• Expérience au sein d’une organisation à but non lucratif est un atout.

ENGLISH Version

•  Education: College diploma or university degree in administration, arts, communications, or equivalent relevant experience;
• Experience: 3 to 5 years of relevant experience, ideally within a cultural institution, non-profit organization, or creative or institutional environment;
• Excellent organizational skills, strong sense of priorities, and ability to collaborate with a wide range of profiles and areas of expertise;
• Proficient with project-management, budget-tracking, and collaboration tools;
• Strong interest in architecture, design, communications, and creative practice;
• Excellent knowledge of French and English, both spoken and written (English is required due to collaboration with English-speaking stakeholders);
• Available to work occasionally outside regular working hours;
• Handling of sensitive matters with tact and diplomacy while respecting confidentiality;
• Excellent communication and interpersonal skills;
• Strong organizational and time-management skills;
• Ability to work independently and collaboratively;
• Proficiency in Microsoft Office and project-management tools;
• Experience in a non-profit organization is an asset.

Additional Information

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travail-vie personnelle, avec possibilité de télétravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques d’heures flexibles
• 4 semaines de vacances dès la première année
• Quantité généreuse de jours de congé de maladie, de congés personnels et de jours de congés du CCA
• Assurances collectives, programme d’aide aux employé.es et régime de retraite disponibles
• Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 22 mars 2026, à l’attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d’Architecture. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans l’affichage de poste à soumettre leur candidature.

Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web: www.cca.qc.ca

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You will enjoy the following benefits:

• Work-life balance, with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days, personal days and CCA days
• Group insurance, employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture, 1920 rue Baile, Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is March 22, 2026. Only successful applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

 To find out about all the employment opportunities at the CCA, visit our website: www.cca.qc.ca