Office Manager (all genders)
Über die Rolle
Für unseren Standort in Darmstadt suchen wir eine:n Office Manager:in. In dieser Rolle hältst du unseren Büroalltag zuverlässig am Laufen – strukturiert, pragmatisch und mit Gespür für ein gutes Miteinander. Du sorgst dafür, dass unser Team gern vor Ort ist und sich auf ein Office verlassen kann, das funktioniert: von Services und Bestellungen über Gästeprozesse bis hin zu klaren Routinen und schneller Problemlösung.
Da die Aufgaben stark operativ und on-site sind, ist die Rolle an 5 Tagen pro Woche im Büro verankert.
Deine Mission
Du bist die zentrale Ansprechperson rund ums Office und schaffst die Bedingungen, damit Teams fokussiert arbeiten können – und sich gleichzeitig willkommen fühlen.
Was du verantwortest
Office Operations & Onsite Experience: Du stellst sicher, dass das Büro täglich startklar ist und entwickelst unsere Office Operations kontinuierlich weiter. Onsite-Themen (z. B. Zugänge, Beschilderung, Arbeitsplatz-Setups) steuerst du bis zur Lösung – inkl. Unterstützung bei der laufenden Office-Erweiterung.
Gäste & Meetings: Du organisierst einen professionellen Besuchsablauf (Ankunft bis Abreise), bereitest Meetingräume vor und stellst sicher, dass Gäste sich gut aufgehoben fühlen.
Dienstleister:innen & Services: Du steuerst unsere Office-Dienstleister:innen (z. B. Reinigung, Kaffee/Wasser, Entsorgung, Catering, Kurierdienste), holst Angebote ein und sorgst dafür, dass Qualität und Ablauf stimmen.
Workspace & Onsite-Logistik: Du unterstützt Sitzplatzplanung sowie Onsite-Onboarding/Offboarding (Badge, Arbeitsplatz, Welcome-Setup in Abstimmung mit IT) und kümmerst dich um Post/Pakete/Lieferungen.
Dokumentation & Standards: Du baust eine schlanke Office-Dokumentation auf (Dienstleister:innen, Prozesse, Bestellzyklen etc.) und etablierst einfache Standards und Routinen, die im Alltag wirklich helfen. Außerdem unterstützt du bei grundlegenden Themen wie Erste-Hilfe-Ausstattung oder Beschilderung.
Was wir suchen
Must-haves
2–5+ Jahre Erfahrung in Office Management / Workplace Operations / Teamassistenz mit klarer Ownership.
Du bist stark in Organisation und Priorisierung, bleibst dran und bringst Dinge zuverlässig über die Ziellinie – auch wenn es turbulent wird.
Erfahrung im Umgang mit Dienstleister:innen (Angebote einholen/vergleichen, Abstimmung, Problemlösung).
Sehr gute Kommunikation auf Deutsch und Englisch – freundlich, klar und serviceorientiert.
Sicher im Umgang mit Microsoft Office & Teams, einfache Übersichten/Tracking in Excel.
Hands-on, pragmatisch, proaktiv – mit einer freundlichen Präsenz im Office.
Nice-to-haves
Erfahrung im Scale-up / schnelllebigen Umfeld
Bereits Office-Expansion, Umbau oder Umzug organisatorisch begleitet
Was wir bieten
Innovative Technologie & Mission: Werde Teil eines Unternehmens, das an wegweisender Forschung für saubere Energie und wissenschaftlichen Fortschritt arbeitet.
Entwicklung & Wachstum: Wir investieren in unsere Kolleg:innen. Als wachsende Company an der Front neuer Technologien hast du die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln und mit der Rolle zu wachsen.
Zusammenarbeit & Kultur: Dich erwartet ein dynamisches, internationales Umfeld – mit starken Teams aus Wissenschaft, Engineering und Business, die gemeinsam an großen Herausforderungen arbeiten.
Ownership ab Tag 1: Du übernimmst Verantwortung, triffst Entscheidungen, löst Herausforderungen pragmatisch – und gestaltest aktiv mit, wie wir als Unternehmen arbeiten.
Direkte Beteiligung am Erfolg: Neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt bieten wir Stock Options – damit du direkt an dem partizipierst, was wir gemeinsam aufbauen.
30 Tage Urlaub: Für eine gesunde Balance und echte Erholung.
Flexibilität: Wir glauben, Arbeit sollte sich dem Leben anpassen. Deshalb bieten wir ein hybrides Setup. (Hinweis: Diese Rolle ist operativ stark vor Ort – daher ist die Position in Darmstadt an 5 Tagen pro Woche onsite verankert.)
Snacks, Getränke & Kantine: Unsere Kühlschränke sind gut gefüllt – mit Snacks und Drinks. In Darmstadt gibt es außerdem eine subventionierte Kantine mit täglichem Lunch-Angebot.
Betriebliche Altersvorsorge: Entscheidest du dich für eine private Altersvorsorge, bezuschussen wir deine Beiträge mit 15%.
Top-Equipment: Wähle zwischen einem aktuellen Windows- oder Apple-Laptop. Zusätzlich bekommst du Keyboard, Maus und Headset – damit du ab Tag 1 perfekt ausgestattet bist.
Events & Zusammenhalt: Regelmäßige Events stärken den Teamspirit, fördern Austausch und Zusammenarbeit – im und außerhalb des Arbeitsalltags.
Mobilität mit NAVIT: Flexible Unterstützung fürs Pendeln – z. B. ÖPNV-Ticket, Taxi oder Car-Sharing (du entscheidest, was zu deinem Alltag passt).
Fitness mit Wellhub: Zugang zu vielen Gyms, Fitness- und Wellness-Angeboten in ganz Europa – für deine Gesundheit und dein Wohlbefinden.
Focused Energy is an equal opportunity employer committed to creating an inclusive environment. Qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender perception or identity, national origin, age, marital status, protected veteran status, or disability status.
Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, Focused Energy will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records.
Compensation offered will be determined by factors such as location, level, job-related knowledge, skills, and experience. Certain roles may be eligible for incentive compensation, equity, benefits.