Assumer l’organisation interne du secrétariat de l’équipe, en assistant le responsable d’équipe dans la coordination des activités, traitement et mise à disposition des informations ,
Assurer divers travaux du secrétariat : gestion des courriels, courriers, notes, prise de PV, statistiques, échéanciers, intendance, économat, tenue de l'agenda des rendez-vous, outils de communication externe (site internet, rapports mensuels et d’activité, création de diaporama),
Suivi des projets avec la gestion du calendrier général, retroplanning, cahier des charges projet, suivi des indicateurs et aide à la rédaction d'éventuelles soumissions pour la recherche de fonds,
Constituer, vérifier et exploiter les dossiers, assurer le suivi du système de classement et de l’archivage,
Assister l’équipe dans les différentes tâches administratives, notamment en lien avec le secrétariat général de la FASe, gestion présence équipe (validation Tipee), gestion budget moniteurs et des stages XP (suivi et classement des contrats, établissement de devis),
Suivi des réservations du matériel et gestion des salles mises à disposition de l'équipe,
Collaborer avec l’administrations communale.
Qualifications
Etre en possession d’un CFC d’employé-e de commerce, ou d’un titre équivalent, avec une expérience professionnelle similaire d’au moins 3 ans,
Intérêt pour le travail avec la jeunesse,
Aisance dans les relations humaines à la fois avec des publics variés : jeunes, familles, communes, partenaires,
Excellentes capacités rédactionnelles, compétences reconnues dans la rédaction de PV et dans la mise en page,
Très bonne maîtrise des outils informatiques usuels,
Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives utiles et adéquates pour le bon fonctionnement de l’équipe, en lien étroit avec ses responsables,
Sens des responsabilités, bonnes capacités d’organisation de planification et de gestion des urgences et imprévus,
Bonne connaissance du dispositif social genevois, du fonctionnement de la FASe et des communes.
Additional Information
Salaire selon l’échelle des traitements de l’Etat de Genève: classe maximale 11
