Coördinator Klantenservice (m/v.x)

Het team Klantenservice is verantwoordelijk voor een uniforme en toegankelijke afhandeling van alle klantreacties die bij de OBA binnenkomen per mail, telefoon en chat. Met elkaar draag je zorg voor de uitvoer van de bijbehorende administratieve taken op het gebied van leden- en leenadministratie. 
Het team fungeert als een centraal uitvoerings- en contactpunt voor de publiekscommunicatie. En levert structurele bijdrage aan optimalisatie van klantreizen.  

Om deze doelstelling te behalen is de OBA op zoek naar een **Coördinator Klantenservice **(m/v/x) op de afdeling Klantenservice voor  24 - 32 uur per week. 
 

Over de functie 

Als Coördinator Klantenservice ben je verantwoordelijk voor het dagelijks aansturen en begeleiden van het team en meewerkend waar nodig. Samen met de teamleden sta je garant voor een efficiënte afhandeling van binnenkomende klantvragen en de bijbehorende administratieve taken. Je overziet en stuurt de uitvoering van de werkzaamheden en werkprocessen aan, zorgt voor een werkverdeling en bepaalt hierin de prioriteit. En je bewaakt de kwaliteit en uniformiteit van handelen. Je draagt proactief bij aan de optimalisatie van klantreizen. In deze rol heb je contact en bouw je relaties op met alle teams binnen OBA en ook met externe relaties.  
 

Enkele specifieke taken zijn: 

• Verantwoordelijk voor de bezetting en het rooster van het team 

• Voert gesprekken met het team in het kader van de gesprekscyclus 

• Stuurt dagelijks aan en begeleidt, motiveert en zorgt voor verbinding  

• Maakt werkafspraken, bepaald de prioritering en bewaakt en stuurt de prestaties  

• Schrijft werkinstructies, verzorgt de vakinhoudelijke ondersteuning en begeleiding van de teamleden bij de uitvoering van de werkzaamheden  

• Treedt op als vraagbaak en klankbord voor de teamleden en je hebt contact en bouwt relaties op breed binnen de gehele organisatie rondom de OBA dienstverlening en bijbehorende werkprocessen  

• Afhandeling van klachten, tips en suggesties  

Het team Klantenservice 

Het team staat onder leiding van de manager Klantenservice en bestaat uit een coördinator, servicemedewerkers en telefonisten. Het team is onderdeel van de afdeling Marketing, Communicatie en Klantenservice. Samen zorgt de afdeling voor een positieve en eenduidige klantreis voor interne en externe klanten. 

Dit is wie je bent 

• Je hebt ten minste mbo 4 werk- en denkniveau 

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare rol.  

• Je beschikt over goede mondelingen en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels 

• Je kunt goed overzicht bewaren en prioriteiten stellen 

• Je werkt zorgvuldig/discreet en klantgericht werken is je op het lijf geschreven 

• Je bent in staat teamleden te sturen in hun werk en te coachen in hun gedrag en handelen. 

• Je hebt affiniteit met programma’s als Office 365, administratieve systemen, kaartverkoopsysteem, webcare en e-books. Het is een pré als je ervaring hebt met bibliotheeksystemen V-smart en/of Wise 

• Je bent bereid om op een aantal zaterdagen in het jaar te werken  

Je beschikt over enkele specifieke competenties: 

• Samenwerkingsgericht: je werkt samen met de collega's binnen je eigen team en andere afdelingen 

• Proactief: je ziet waar werk te doen is en pakt dit zelfstandig op. Je houdt jezelf op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie 

• Stressbestendig: je kunt goed schakelen tussen de verschillende werkzaamheden en kunt werken onder druk 

• Plannen en organiseren: je houdt overzicht, prioriteert en voorziet problemen en anticipeert hierop. 

Dit is wat je krijgt 

• een uitdagende en veelzijdige rol in een unieke Amsterdamse organisatie, actief op het gebied van cultuur, ontwikkeling, informatie en maatschappij 

• de kans om mede vorm te geven aan een nog klantvriendelijkere, professionele OBA binnen een hecht team 

• goede ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden 

• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging  

• een parttime functie (24 tot 32 uur per week) 

• Inschaling in schaal 8 van de cao Openbare Bibliotheken (min. €3.315 tot max. €4.210 op basis van 36 uur per week, afhankelijk van ervaring). 

• voor €17,50 per maand onbeperkt sporten bij sportschool TrainMore   

• en natuurlijk je eigen bibliotheekpas!   

• lees hier meer over wat we onze medewerkers verder bieden  

Neem voor informatie over de vacature contact op met Meyke Schilperoord, manager Klantenservice, via m.schilperoord@oba.nl . En over de procedure kun je contact opnemen met Sam Scholten (HR Adviseur) via s.scholten@oba.nl.  

Voor deze vacature is een voorkeurskandidaat aanwezig. 

Gesprekken vinden plaats op donderdag 19 maart na de sluitingsdatum. De cao openbare bibliotheken is van toepassing. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. 

Reageren? 

Iedereen is welkom bij de OBA en krijgt een gelijke kans. In een stad met meer dan 900.000 unieke Amsterdammers, zien we deze kleurrijke variatie graag terug onder onze medewerkers, vrijwilligers en stagiaires. Voel je vrij om op deze vacature te reageren. Stuur jouw motivatie en cv voor woensdag 18 maart 2026.