Coordonnateur(trice) RH / HR Coordinator

Circle Medical est une startup en santé soutenue par Y-Combinator dont la mission est de rendre les soins de santé de haute qualité accessibles grâce à une technologie qui valorise les prestataires de soins et rehausse l'expérience des patients. Fondée par des médecins, ingénieurs et designers de premier plan, notre pratique médicale et notre technologie sous-jacente ont ouvert la voie à une nouvelle norme dans la façon dont les gens accèdent aux soins.

Description 

Nous recherchons une personne organisée et énergique pour le poste de coordonnateur(trice) RH, afin de devenir le cœur de notre bureau de Montréal. Ce rôle hybride unique est idéal pour une personne souhaitant lancer sa carrière en gestion des talents et culture (People Operations). Vous partagerez votre temps entre la gestion d'un environnement de bureau accueillant et efficace et le soutien de notre équipe Culture et Capital Humain dans ses processus RH essentiels. Si vous avez une approche axée sur l'humain, que vous aimez rayer des tâches de votre liste, que vous adorez planifier des événements d'équipe et que vous souhaitez apprendre les rouages des ressources humaines dans un environnement technologique en pleine effervescence, ce poste est pour vous.

• Agir en tant que premier point de contact pour les clients et les nouvelles recrues, assurer un accueil chaleureux et gérer le registre des visiteurs.

• Veiller à ce que notre bureau reste ordonné, bien organisé et pleinement approvisionné en collations et fournitures.

• Servir de contact principal pour la gestion de l'immeuble, le personnel d'entretien et les fournisseurs externes concernant la maintenance et les demandes diverses.

• Planifier et coordonner des événements d'équipe stimulants, incluant les dîners au bureau, les 5 à 7 et les célébrations d'entreprise afin de maintenir une culture dynamique.

• Gérer les cartes d'accès physique (FOB) pour les employés et organiser le comité de santé et sécurité, incluant la formation en secourisme.

• Coordonner et faciliter le programme d'intégration et d'orientation des nouveaux employés afin de s'assurer qu'ils disposent (en personne et à distance) des outils nécessaires.

• Assister dans les tâches RH transactionnelles quotidiennes, notamment la mise à jour et la tenue des dossiers du personnel, le traitement des changements courants dans les systèmes RH, la garantie de l’exactitude et de la cohérence des données entre les différentes plateformes, ainsi que le maintien de dossiers salariés complets, à jour et conformes aux politiques internes.

• Servir de ressource accueillante pour les questions générales des employés concernant les politiques de bureau ou les avantages sociaux, en les redirigeant vers les bons membres de l'équipe au besoin.

• Réserver les vols et l'hébergement pour les membres de l'équipe en déplacement professionnel.

• Fournir un soutien administratif occasionnel à l'équipe de direction et aider divers départements dans des projets ponctuels.

• 1 à 2 ans d'expérience en RH ou en opérations de bureau ; une expérience au sein d'une startup ou dans le secteur technologique est un atout.

• Maîtrise professionnelle du français et de l'anglais (oral et écrit). Cela est essentiel pour communiquer efficacement avec notre équipe locale et nos parties prenantes à travers le Canada et les États-Unis.

• Connaissances de base des normes RH, de la législation et des meilleures pratiques de l'industrie.

• Grande adaptabilité et flexibilité, avec une capacité démontrée à faire preuve d'initiative.

• Compétences exceptionnelles en priorisation avec la capacité de gérer plusieurs projets dans un environnement dynamique.

• Capacité à travailler efficacement de manière autonome tout en maintenant des liens solides au sein d'une équipe distribuée.

• Haut niveau d'intégrité et capacité à traiter des informations confidentielles et sensibles avec professionnalisme.

• Apprentissage rapide et connaissance pratique de Google Workspace, Slack et des systèmes RH.

• Capacité à travailler à partir de notre bureau du Mile-End au moins trois fois par semaine.

En accord avec nos valeurs, Circle Medical offre des salaires transparents basés sur des niveaux de production fondés sur le mérite, et notre rémunération totale comprend des options d'achat d'actions. Il s’agit d’un poste à temps plein, avec une rémunération annuelle entre  49,770 $ et 55,300 $ CA.

Avantages supplémentaires :

• Vacances et congés de maladie flexibles (après 90 jours).

• Congés payés supplémentaires en plus des congés fériés légaux.

• Remboursement annuel de 500 $ pour le développement professionnel (après 90 jours).

• Assurance médicale, dentaire, vision, invalidité et vie, en complément des régimes provinciaux (après 90 jours).

• Avantages pour le bien-être, incluant des rabais sur les programmes de santé mentale et des cours de bien-être en ligne.

• Régime de REER collectif avec contribution de l’employeur (après 90 jours).

• Dîner d’équipe au bureau !

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Circle Medical is a venture-backed Y-Combinator healthcare startup on a mission to make high-quality healthcare accessible through technology that empowers providers and elevates the patient experience. Built by top-tier physicians, engineers, and designers, our medical practice and underlying technology have pioneered a new standard for how people find and receive care.

We are looking for an organized and energetic HR Coordinator to be the heartbeat of our Montreal office. This is a unique dual-role perfect for someone looking to launch their career in People Operations. You will split your time between ensuring our office environment is welcoming and efficient and supporting our People & Culture team with essential HR processes. If you are a "people person" who loves checking things off a to-do list, planning great team events, and wants to learn the ropes of Human Resources in a fast-paced tech environment, this role is for you.

• Act as the first point of contact for guests and new hires, ensuring a warm welcome and managing the visitor logbook.

• Ensure our office remains tidy, fully stocked with snacks and supplies, and well-organized.

• Serve as the main contact for building management, cleaning staff, and external vendors regarding maintenance and requests.

• Plan and coordinate engaging team events, including office lunches, happy hours, and company celebrations to keep the culture vibrant.

• Manage physical access cards (FOBs) for employees and organize the Health & Safety committee, including First Aid training.

• Coordinate and facilitate the onboarding and new hire orientation program to ensure we provide new hires (in-person and remote) with the right tools they need. 

• Assist with day-to-day transactional HR tasks, including updating and maintaining employee records, processing routine changes in HR systems, ensuring data accuracy and consistency across platforms, and keeping employee files complete, current, and compliant with internal policies.

• Serve as a friendly resource for general employee questions regarding office policies or benefits, redirecting them to the right team members when needed.

• Book flights and accommodations for team members traveling for out-of-town business.

• Provide occasional administrative support to the leadership team and assist various departments with ad-hoc projects as needed.

• 1 to 2 years of experience in HR or Office Operations; experience in a fast-paced startup or tech environment is a strong asset.

• Professional fluency in both French and English (verbal and written). This is essential for communicating effectively with our local team and stakeholders across Canada and the US.

• Foundational knowledge of HR standards, legislation, and industry best practices.

• Highly adaptable and flexible, with a demonstrated ability to take initiative.

• Exceptional prioritization skills with the ability to manage multiple projects in a dynamic environment.

• Ability to work effectively as an individual contributor while maintaining strong connections within a distributed team.

• High level of integrity and the ability to handle confidential sensitive information with professionalism.

• Fast learner with a working knowledge in Google Workspace, Slack, and HR systems. 

• Ability to work from our office in Mile-End at least three times a week.

In alignment with our values, Circle Medical has transparent salaries based on merit-based output levels, and our total rewards include equity options. This is a full-time, salaried position with an annual compensation range of $49,770 to $55,300 CAD.

Additional Benefits

• Flexible vacation & sick leave after 90-days (eligibility after 90-days).

• Paid bonus holidays in addition to local statutory holidays.

• $500 annual professional development reimbursement (eligibility after 90-days).

• Extended Medical, Dental, Vision, Disability & Life insurance benefits for eligible Employees, enhancing local provincial coverage (eligibility after 90-days).

• Wellness perks, including discounts for mental health programs and online wellness courses. 

• Group RRSP matching (eligibility after 90-days). 

• Office team lunches!