Coordonnateur.trice, Affaires académiques
(Mandat temporaire de 6 mois)
À PROPOS DE MILA
Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle (IA). Reconnu mondialement pour ses contributions en apprentissage profond, Mila a pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation au bénéfice de tous. Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.
SOMMAIRE DU POSTE
Sous le leadership de la Cheffe d’équipe, Affaires académiques, vous assurez la coordination de diverses activités au sein de l’équipe des Affaires académiques à Mila. Vous jouez un rôle de facilitateur clé tout au long du parcours des membres de notre communauté académique, en veillant à ce que les processus opérationnels soutiennent une expérience fluide et intuitive.
Vous interagissez quotidiennement avec une communauté bilingue composée de professeurs, d’étudiants et de chercheurs de renommée mondiale. Ce rôle exige une grande agilité, une ouverture à la nouveauté et la capacité de naviguer avec succès dans un milieu stimulant en constante évolution.
RESPONSABILITÉS
Soutien et optimisation de l’expérience étudiante
- Assurer le rôle de point central pour les demandes de service et de soutien de notre communauté diversifiée d'étudiant.e.s-chercheur.e.s et de professeur.e.s, tout en analysant les besoins pour appliquer les politiques pertinentes, acheminer les requêtes aux équipes appropriées et résoudre avec autonomie et jugement des problèmes complexes et parfois délicats.
- Assurer le suivi rigoureux des dossiers des étudiant.e.s-chercheur.e.s.
- Coordonner le processus d’intégration (onboarding) des nouveaux membres de la communauté pour assurer une transition harmonieuse vers l'écosystème de Mila.
- Participer à la mise en place de concours de bourses et d'événements académiques en collaboration avec les partenaires universitaires.
Recrutement et rayonnement
- Coordonner des activités de recrutement (sessions d’information, gestion de la plateforme) en mettant l’accent sur le parcours et l'accueil des futurs candidats.
- Contribuer au bon déploiement des outils variés et suggérer des améliorations basées sur la fluidité de l'expérience des membres de notre communauté académique.
- Représenter l’institut lors d’événements de recrutement pour promouvoir la valeur unique de l’expérience académique de Mila.
Gestion administrative et excellence opérationnelle
- Produire des indicateurs de performance (KPIs) requis pour la reddition de comptes et d’autres demandes ad-hoc.
- Collaborer aux projets d’amélioration des processus opérationnels afin de réduire les points de friction pour les membres de notre communauté et d’autres parties prenantes.
- Agir à titre de personne-ressource en ce qui trait à la navigation des politiques et procédures et toute question de nature académique à Mila.
Requirements
PROFIL RECHERCHÉ
- Diplôme universitaire de premier cycle
- Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans le milieu universitaire ou de la recherche.
- Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.
- Volonté constante d’offrir un service de haute qualité aux membres de notre communauté.
- Capacité démontrée à travailler de façon autonome et à exercer un jugement sûr dans des situations nuancées; capacité de savoir quand agir de manière indépendante et quand escalader un dossier complexe.
- Maîtrise avancée de la suite Google Workspace et aisance avec les outils technologiques (ex. Gemini, Asana, Jira). Vous voyez ces derniers comme un levier pour améliorer l’expérience de service.
- Excellente gestion des priorités dans un environnement multitâche, avec un grand souci du détail et de la rigueur.
- Fort esprit d’équipe et habileté à bâtir des relations de confiance avec des interlocuteurs variés.
Benefits
Avantages:
Mandat temporaire de 6 mois ne donnant pas accès aux avantages sociaux.
Nous voulons vous connaître
À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.
Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.