Department Support (Bereich Projekte)
Für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH suchen wir Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Department Support (Bereich Projekte) am Standort Berlin in befristeter Anstellung bis 31.12.2017.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst eigenverantwortlich vielfältige organisatorische, administrative und inhaltliche Aufgaben und stellst ein professionelles Informations‑ und Kommunikationsmanagement für den gesamten Bereich Projekte sicher.
- Du verwaltest Vollmachten, Rollen und Berechtigungen, dokumentierst sie korrekt und stellst die Einhaltung interner Richtlinien sicher.
- Du pflegst und aktualisierst zentrale Bereichsdokumente wie Organigramme, Präsentationen, Gremienunterlagen, Übersichten. Dabei nimmst du die Schnittstellenfunktion zum integrierten Managementsystem (IMS) wahr und pflegst die Liste der Beauftragten und Sonderfunktionen.
- Du gestaltest das Onboarding neuer Kolleg:innen aktiv mit und stellst sicher dass Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten klar vermittelt und reibungslos etabliert werden.
- Du agierst als Expert:in im Fremdpersonalmanagement, entwickelst Vorgaben und Unterstützungsangebote für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften und ermöglichst die Einhaltung der relevanten Compliance Anforderungen.
- Du koordinierst Schulungs- und Trainingsbedarfe des Bereichs und führst eigenständig Trainings zu deinen Fokusthemen durch.
- Du pflegst und entwickelst die SharePoints des Bereichs weiter, richtest Zugriffsrechte ein und erstellst Infoseiten, Prozessdarstellungen und standardisierte Dokumentvorlagen. Dabei stellst du sicher, dass alle Informationen klar strukturiert, leicht zugänglich und jederzeit aktuell sind.
- Du unterstützt bereichsübergreifend bei kaufmännischen Fragestellungen und rechnest Dienstreisen, Auslagen, Bewirtungen und Veranstaltungen steuerlich korrekt über die vorgesehenen Systeme ab (z. B. SAP, Mobile Expense)
- Du übernimmst die Rolle als Zeitbeauftragte für den Bereich Projekte, stellst die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sicher und unterstützt Mitarbeitende sowie HR bei Fragen zur Zeiterfassung.
- Du trägst aktiv zur Weiterentwicklung der Arbeits- und Unternehmenskultur bei, bringst eigene Ideen ein und unterstützt deren Umsetzung im Bereich Projekte.
Qualifications
Dein Profil
- Kaufmännische Ausbildung; idealerweise mehrjährige Erfahrung in Bereichs-/Managementunterstützung
- Eigenständige, organisierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise; sicherer Gesamtüberblick und klare Priorisierung
- Souveräne, adressatengerechte und verbindliche Kommunikation; fließende Deutschkenntnisse
- Digitale Affinität; sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, OneNote, Excel, PowerPoint, SharePoint) sowie strukturierter Daten-/Dokumentenorganisation
- Professionelles Auftreten; serviceorientiertes Handeln; sicheres Agieren auf allen Ebenen
- Konzeptionelle Stärke in der Aufbereitung und Weiterentwicklung von Unterlagen, Prozessen, Inhalten und Strukturen
- Routine in SharePoint-Strukturen und kaufmännischen Themen; Erfahrung oder Lernbereitschaft in SAP/Mobile Expense und Zeitwirtschaft
- Kenntnisse bzw. erste Erfahrung in Fremdpersonal-/Compliance-Prozessen; Fähigkeit zur Einarbeitung in komplexe Compliance-Anforderungen
- Freude an der Gestaltung und Durchführung von Schulungen; Motivation, Kultur- und Prozessverbesserungen voranzutreiben
- Fließende Deutschkenntnisse auf mindestens dem Level C1 als Hauptarbeitssprache sind erforderlich.
Du erfüllst ungefähr 70 Prozent der Anforderungen? Dann bewirb Dich!
Additional Information
Deine Benefits
- Flexible Gestaltung des Arbeitsalltags (37-Stunden-Woche, Teilzeitmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, Führen von Zeitkonten, mobiles Arbeiten)
- 30 Tage Urlaub, arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12. sowie Freistellungsmöglichkeiten
- Förderung der individuellen Entwicklung, u.a. durch kostenfreie Trainings und Unterstützung bei berufsbegleitender Weiterqualifizierung
- 13 Monatsgehälter für tariflich Angestellte und zusätzliche Vergütungsbestandteile
- ÖPNV-Firmenticket bzw. Deutschlandticket (50% Arbeitgeberzuschuss)
- Diverse Angebote zum Thema Gesundheit, u.a. Urban Sports Club Mitgliedschaft und PME-Familienservice
Du möchtest alle unsere Benefits kennenlernen? Dann sprich uns darauf an, was wir zu bieten haben!
Deine Bewerbung
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung in deutscher Sprache – bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen, einschließlich eines lückenlosen Lebenslaufs, bis spätestens 27.03.2026.
Für weitere Informationen zu dieser Position kannst Du Dich an die einstellende Managerin Michelle Lauterbach unter michelle.lauterbach@bew.berlinwenden. Fragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Dir gern die zuständige Recruiterin Lilla Mikola unter der Telefonnummer +49 30 374396789.
Du hast Interesse an unserem Angebot und möchtest gemeinsam mit uns die Berliner Wärmewende gestalten? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung über unsere Website!
Hinweise
Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.
Die Sicherheit der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH und ihrer Beschäftigten ist von grundlegender Bedeutung. Aus diesem Grund ist ein Pre-Employment Screening Teil des Rekrutierungsprozesses. Der Umfang der Überprüfung variiert je nach Funktion und Einsatzbereich. Das Screening wird von einem Drittanbieter, Signum Consulting GmbH, DISA, durchgeführt.