Assistant de direction - Direction de l'Environnement

Main Responsibilities

Assistance au Directeur et la gestion de son bureau

• Assurer un soutien administratif et organisationnel de haut niveau au Directeur et à son bureau, en veillant au bon fonctionnement quotidien de l’ensemble des activités.
• Gérer et optimiser l’agenda du Directeur : rendez‑vous, réunions internes et externes, engagements professionnels, événements sociaux et déplacements internationaux.
• Rédiger, relire, mettre en forme et finaliser la correspondance courante, les lettres officielles, notes et documents ; traiter les documents officiels via eCouncil/ONE et gérer les demandes de traduction si nécessaire.
• Maintenir un système de classement électronique et physique structuré et accessible, et veiller au traitement approprié des documents confidentiels.
• Accueillir et assister les visiteurs, y compris les hauts responsables, en garantissant la discrétion et le respect des règles de protocole.
• Entretenir et développer des relations de travail efficaces avec les homologues au sein de l’Organisation (ex. bureaux du SG/DSG), les délégations nationales, les administrations, le secteur privé et les organisations internationales.

Communication et gestion des flux d’information

• Gérer, filtrer et hiérarchiser les courriels adressés au Directeur : préparer des réponses, réorienter les tâches, traiter les demandes ne nécessitant pas l’intervention directe du Directeur et signaler les questions urgentes.
• Prioriser, suivre et assurer le traitement des demandes, projets et correspondances entrantes, en garantissant le respect des délais, y compris ceux provenant du Bureau du Secrétaire général.
• Coordonner le flux de travail quotidien du Bureau du Directeur et assurer une circulation efficace de l’information entre les divisions internes, les délégations et les partenaires externes.
• En l’absence du Directeur ou des Directeurs adjoints, identifier les questions nécessitant une attention immédiate et en assurer le suivi en lien avec les Conseillers concernés.
• Veiller à la diffusion claire, précise et ponctuelle de l’information aux agents et parties prenantes concernées.
• Assurer une communication professionnelle et courtoise au nom du Bureau du Directeur avec les interlocuteurs internes et externes.

Organisation des missions et des événements

• Organiser et gérer les aspects logistiques et administratifs des réunions pilotées par le Bureau du Directeur : réservation de salles, services de restauration, besoins techniques, mise en forme des documents, préparation des invitations, coordination avec les services de soutien internes.
• Identifier et compiler les informations nécessaires pour le Directeur en amont des réunions importantes, en fonction des programmes et des documents disponibles.
• Organiser les missions du Directeur et des membres de son bureau : réservations de vols et d’hôtels, inscriptions, visas, ordres de mission dans Concur, notes de frais et suivi des remboursements.
• Préparer et assembler les dossiers de réunion, documents de référence et autres éléments nécessaires aux réunions et déplacements.
• Assurer la coordination avec les autorités gouvernementales, les collectivités locales et les co‑organisateurs afin de garantir le respect du protocole, les dispositions de sécurité et les arrangements logistiques lors de réunions ou missions à l’étranger.

Autres responsabilités

• Travailler de manière collaborative et constructive avec l'ensemble des assistant(e)s d’ENV ainsi qu’avec les autres directions de l’Organisation.
• Contribuer aux initiatives transversales de la Direction visant à renforcer l’esprit d’équipe et le bien‑être au travail.
• Exécuter toute autre tâche connexe selon les besoins.

Qualifications

Profil idéal

Formation

• Très bonne formation de niveau secondaire complétée par une formation ou une expérience pertinente de niveau postsecondaire, de préférence au sein d’une organisation internationale.

Expérience professionnelle

• Expérience avérée en tant qu’assistant(e) personnel(le) auprès d’un haut fonctionnaire national ou international ; une expérience dans le domaine de l’environnement serait un atout.
• Connaissance des règles administratives, procédures et systèmes de l’Organisation serait un avantage, ou capacité à les apprendre et les assimiler rapidement.

Outils

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier Word et Outlook. Une expérience avec PowerPoint constituerait un atout.
• Expérience avec les applications utilisées au sein de l’Organisation (eCouncil, Concur, Conference Room Reservations, SRP, ONE Author, SRM, etc.).
• Capacité à apprendre et à s’adapter rapidement à de nouveaux outils.

Compétences essentielles

• Le personnel de l’OCDE est tenu de démontrer des comportements alignés sur les six compétences essentielles, qui seront évaluées dans le cadre du processus de recrutement : Vision et stratégie (Niveau 1); Renforcement des capacités des personnes (Niveau 1); Éthique et intégrité (Niveau 1); Collaboration et horizontalité (Niveau 2); Obtention de résultats (Niveau 1); Innovation et acceptation du changement (Niveau 1).
• Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.

Langues

• Maîtrise d’une des deux langues officielles de l’Organisation (anglais ou français) et bonne connaissance de l’autre, ou engagement à l’acquérir rapidement.

Additional Information

Date de clôture

• Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 15 mars à 23h59 (Heure de Paris).

Durée du contrat

• Engagement de durée indéterminée, sans terme prévu.

Veuillez noter que, conformément au Règlement du personnel, l’âge de la retraite obligatoire est fixé à 67 ans.

Ce qu'offre l'OCDE

• Salaire mensuel de base à partir de  4 502.33 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, exonérés d’impôt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour consulter les Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation. Veuillez noter que toute personne nommée agent·e à compter du 1er juillet 2025 sera engagée conformément aux nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.  
• Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
• Veuillez noter que la personne retenue pourra être engagée à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle.
• La présente offre d’emploi pourrait servir à la constitution d’un vivier de candidat·es jugé·es aptes à exercer des fonctions comparables dans le cadre d’un engagement de durée indéterminée ou déterminée. 

Selection Process

Pour les candidats retenus à l’issue du premier tri, le processus de sélection pourra comprendre; un entretien vidéo enregistré, une évaluation écrite basée sur les compétences du postes et un entretien avec un panel. 

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.